Der häufigste Kalkulationsfehler von Gründern und Freiberuflern: Sie nehmen ihr Wunsch-Monatseinkommen, teilen es durch 160 Arbeitsstunden, und wundern sich ein Jahr später, warum trotz voller Auftragsbücher nichts übrig bleibt. Ein realistischer Stundensatz entsteht anders. Hier ist die Rechnung, Schritt für Schritt.

Warum der Vergleich mit dem Angestellten-Gehalt hinkt

Als Angestellter mit 4.000 Euro brutto kostest du deinen Arbeitgeber deutlich mehr als 4.000 Euro: Er zahlt Sozialversicherungsbeiträge obendrauf, bezahlt deinen Urlaub, deine Krankheitstage, deinen Schreibtisch und deine Weiterbildung. Als Selbstständiger trägst du all das selbst, und zusätzlich das Risiko auftragsfreier Zeiten.

Dein Stundensatz muss deshalb nicht nur dein Wunschgehalt abdecken, sondern auch:

  • Sozialabsicherung: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, ggf. Berufsunfähigkeits- und Rentenversicherung, komplett aus eigener Tasche
  • Betriebskosten: Büro oder Arbeitszimmer, Software, Technik, Versicherungen, Steuerberatung, Fortbildung
  • Unbezahlte Arbeitszeit: Akquise, Angebote, Buchhaltung, E-Mails, Zeit, die kein Kunde bezahlt
  • Ausfallzeiten: Urlaub, Krankheit, Auftragsflauten
  • Gewinn und Rücklagen: ein Puffer für Investitionen und schlechte Monate

Schritt 1: Deine tatsächlich fakturierbaren Stunden

Das Jahr hat 365 Tage. Zieh Wochenenden und Feiertage ab, bleiben rund 250 Arbeitstage. Davon gehen realistisch noch ab: etwa 25 Tage Urlaub und im Schnitt zwei Wochen Krankheit, bleiben gut 210 Tage.

Und jetzt der Punkt, den fast jeder unterschätzt: Von diesen Tagen kannst du nicht acht Stunden täglich in Rechnung stellen. Akquise, Verwaltung und Leerlauf fressen einen großen Teil. Branchenüblich rechnet man mit einer Auslastungsquote von 50 bis 60 Prozent, von 40 Wochenstunden sind also nur 20 bis 24 wirklich abrechenbar. Übers Jahr landest du damit grob bei 850 bis 1.000 fakturierbaren Stunden, nicht bei 2.000.

Schritt 2: Deine Jahreskosten ehrlich zusammenrechnen

Eine Beispielrechnung (die Zahlen musst du durch deine eigenen ersetzen):

  • Gewünschtes „Netto-Gehalt“: 2.500 Euro/Monat = 30.000 Euro/Jahr
  • Kranken-/Pflegeversicherung und Altersvorsorge: ca. 12.000 Euro/Jahr
  • Betriebskosten (Arbeitsplatz, Software, Versicherungen, Steuerberater, Fortbildung): ca. 8.000 Euro/Jahr
  • Einkommensteuer auf den Gewinn: je nach Höhe mehrere tausend Euro, wie viel du laufend dafür beiseitelegen solltest, rechnet unser Artikel zur Steuerrücklage für Selbstständige durch

In diesem Beispiel müssen also deutlich über 50.000 Euro im Jahr erwirtschaftet werden, nur damit am Ende die gewünschten 2.500 Euro netto im Monat übrig bleiben.

Schritt 3: Die Formel

Stundensatz = (Wunschgehalt + Sozialabsicherung + Betriebskosten + Steuern + Gewinnaufschlag) ÷ fakturierbare Stunden

Mit den Beispielzahlen: rund 55.000 Euro ÷ 900 fakturierbare Stunden ≈ 61 Euro pro Stunde, als Untergrenze, ohne echten Unternehmergewinn. Seriöse Gründungsratgeber empfehlen zusätzlich einen Gewinnaufschlag von 20 bis 30 Prozent auf die Kosten, als Puffer für Investitionen, Preisverhandlungen und magere Monate. Damit liegt der Beispiel-Stundensatz eher bei 75 bis 80 Euro.

Zum Vergleich: Gängige Kalkulationshilfen nennen als groben Richtwert, dass Vollzeit-Selbstständige mit klassischen Lebenshaltungskosten selten unter 50 bis 65 Euro pro Stunde wirtschaftlich arbeiten können. Wer 35 Euro aufruft, subventioniert seine Kunden, meist ohne es zu merken.

Häufige Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation

  • Sich am Angestellten-Stundenlohn orientieren, der deckt weder Arbeitgeberanteile noch Ausfallzeiten
  • Mit 100 % Auslastung rechnen, realistisch sind 50 bis 60 Prozent
  • Steuern vergessen, die Einkommensteuer kommt erst zeitverzögert, dann aber geballt
  • Sich nicht trauen, zu erhöhen, Bestandskunden akzeptieren moderate, gut begründete Anpassungen fast immer

Übrigens: Wie du als Selbstständiger generell Steuern sparst, zeigt unsere Übersicht zum Thema Steuern. Und wer seine Business-Finanzen von Grund auf aufbauen will, findet unseren Business-Finanzen-Kurs auf unserem YouTube-Kanal Leben & Finanz TV.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung mit Beispielrechnungen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Gründungsberatung. Deine konkreten Zahlen hängen von Branche, Kostenstruktur und persönlicher Situation ab.

Quellen

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