Bilanz, doppelte Buchführung, Inventur, wer an Unternehmens-Buchhaltung denkt, denkt an Komplexität. Die gute Nachricht für die meisten Selbstständigen: Nichts davon ist nötig. Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, ist die bewusst einfach gehaltene Gewinnermittlung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Im Kern ist sie eine einzige Rechenaufgabe: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn.

Wer die EÜR nutzen darf

Die EÜR steht in § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes, Steuerdeutsch nennt sie deshalb auch „4/3-Rechnung“. Nutzen dürfen sie:

  • Freiberufler immer, egal wie hoch Umsatz und Gewinn sind. Ärztinnen, Anwälte, Designer, Texterinnen, Berater: keine Bilanzpflicht, nie.
  • Gewerbetreibende, solange sie nicht im Handelsregister eingetragen sind und unter den Grenzen bleiben: maximal 800.000 Euro Umsatz und maximal 80.000 Euro Gewinn im Jahr.

Erst wer eine dieser Grenzen überschreitet oder als Kaufmann ins Handelsregister eingetragen ist, muss bilanzieren. Für alle anderen gilt: Die EÜR reicht dem Finanzamt völlig.

Das Herzstück: das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Der wichtigste Unterschied zur Bilanz: Bei der EÜR zählt nicht, wann du eine Rechnung schreibst, sondern wann das Geld tatsächlich fließt. Eine Rechnung vom Dezember, die der Kunde erst im Januar bezahlt, gehört ins neue Jahr. Eine Software, die du im Dezember bezahlst, mindert noch den alten Gewinn.

Ein Beispiel: Du stellst im November 3.000 Euro in Rechnung, der Kunde zahlt am 15. Januar. In der EÜR taucht diese Einnahme erst im neuen Jahr auf, auch wenn die Arbeit längst erledigt ist. Das macht die EÜR so einfach: Du brauchst keine Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwalten, dein Kontoauszug ist die halbe Buchhaltung.

Eine kleine Ausnahme ist die Zehn-Tage-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherungsbeiträge, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen (bis zu zehn Tage), werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Was als Einnahme und Ausgabe zählt

Betriebseinnahmen sind alle Zahlungen, die du für deine unternehmerische Tätigkeit erhältst, Honorare, Verkaufserlöse, auch Sachwerte. Betriebsausgaben sind alles, was das Business kostet: Material, Software, Büromiete, Fachliteratur, Fortbildungen, Reisekosten, Beiträge und Gebühren.

Zwei Besonderheiten solltest du kennen:

  • Abschreibungen: Größere Anschaffungen wie ein teurer Rechner oder eine Maschine darfst du nicht komplett im Kaufjahr absetzen, sondern verteilst die Kosten über die Nutzungsdauer (AfA). Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto darfst du dagegen sofort voll ansetzen.
  • Umsatzsteuer: In der EÜR ist vereinnahmte Umsatzsteuer eine Betriebseinnahme, gezahlte Vorsteuer und Zahlungen ans Finanzamt sind Betriebsausgaben. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, hat es einfacher, dort taucht Umsatzsteuer gar nicht erst auf.

Die Anlage EÜR: elektronisch ist Pflicht

Die EÜR wird nicht formlos eingereicht, sondern über das amtliche Formular „Anlage EÜR“ zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung, und zwar elektronisch über ELSTER oder eine Steuersoftware. Das Formular fragt Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien ab; wer seine Belege übers Jahr sauber sortiert hat, füllt es in überschaubarer Zeit aus.

Zu den Fristen: Die Steuererklärung für 2025 ist regulär bis Ende Juli 2026 abzugeben; mit Steuerberater verlängert sich die Frist deutlich, bis ins Frühjahr 2027. Belege musst du aufbewahren, für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine verkürzte Frist von acht Jahren.

Drei Gewohnheiten, die dir die EÜR leicht machen

  • Getrenntes Konto: Mit einem separaten Geschäftskonto ist dein Kontoauszug fast schon die fertige EÜR, privates Durcheinander kostet dich sonst jedes Jahr Stunden.
  • Belege sofort ablegen: Einmal pro Woche zehn Minuten Belege sortieren schlägt jede Dezember-Nachtschicht. Eine simple Ordnerstruktur oder eine Buchhaltungs-App reichen.
  • Steuern direkt zur Seite legen: Der Gewinn aus der EÜR ist nicht dein Netto, Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer kommen noch. Wie viel du parken solltest, zeigt unser Artikel zur Steuerrücklage für Selbstständige.

Und damit sich die ganze Rechnung überhaupt lohnt: Die Basis für einen gesunden Gewinn legst du mit dem richtigen Stundensatz. Mehr Grundlagen findest du auf unserer Übersichtsseite Steuern & Sparen und im Video-Kurs auf unserem YouTube-Kanal Leben & Finanz TV.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu deinem Einzelfall geben Steuerberater oder das Finanzamt.

Quellen

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